中小企業の人材不足をAIが解決。AIと労務管理の相性がいい3つの理由

2025年、日本の中小企業はかつてないほどの人材不足の波に直面しているのではないでしょうか。少子高齢化による労働力人口の減少は深刻化の一途をたどり、働き方改革への対応は待ったなし。このような背景の下、中小企業の労務管理はますます複雑さを増し、人事担当者や経営者の負担は増大しています。中小企業にとっては労務を担う人材が不足しているのです。

しかし、技術革新の波はこの課題に新たな光を当てています。特に人工知能（AI）技術の進化は目覚ましく、汎用AI、特にAIチャットボットを活用した労務管理が中小企業の救世主として注目されています。

本記事では、なぜ中小企業の労務管理とAIはこれほど相性がよいのか、その理由と具体的な活用法を解説します。

2025年1月に実施された調査によると、従業員300人以下の中小企業経営者の74.4%が人材面で課題を抱えていると回答しており、この割合は前年（70.6%）よりも増加しています。「優秀な人材や次世代人材の確保」は多くの経営者が最重要課題として挙げており、採用市場の競争激化に苦戦している企業が多いと思われます。

また「スキルを持つ従業員の不足」を課題とする企業は36.2%に達し、「従業員の高齢化」を懸念する企業も30.1%と増加傾向にあります。単に人手を増やすだけでなく、労務管理のノウハウを持った人材の確保が困難になっているのです。

そのためこれまでの中小企業は、人材不足を補うためにシステム導入によるDX（デジタルトランスフォーメーション）を進めようとしてきましたが、高額な導入コストや運用の複雑さから、なかなか踏み出せないケースが多くありました。しかし今、AIの出現によってこの状況が一変しつつあります。

AIが中小企業の労務管理と相性がよい理由は、主に以下の3つに集約されます。

従来の労務管理システムは専門的なITスキルが必要で、操作方法の習得に時間がかかるという課題がありました。しかしAIチャットボットは、日常会話のような自然な言葉で対話できるため、パソコンやITへの苦手意識がある方でも直感的に使いこなせます。

専用のコマンドやメニュー操作を覚える必要がなく、自然な問いかけに対して、必要な情報を返してくれます。マニュアルを読み込まなくても使えるため、従業員の年齢や技術的な背景にかかわらず、誰もが活用できるのが大きな魅力です。

AIが操作説明がなくても使えるツールであることは、ITリソースの限られた中小企業にとって重要なポイントです。

従来のシステム導入では、カスタマイズやデータ移行に時間とコストがかかり、効果が表れるまでに半年以上かかることも珍しくありませんでした。それに比べAIチャットボットは、既存の知識ベースを読み込ませるだけで短期間に導入でき、効果も即座に現れます。

AIの種類はさまざまですが、AIによって対応領域は多少異なります。しかし中には既存の社内文書から自動的に学習するAIも出てきており、就業規則や社内規程、Q&A集などをAIに読み込ませるだけで、それらの内容に基づいた回答が生成できるようになっています。

たとえばNotionAIでは、Notionに社内ルールや規程を入力することでそれを元にした社内チャットボットができ、労務の効率化を行うことが可能です。

このように「スモールスタートで成果を出せる」という点は中小企業にとっては大きなメリットでしょう。大規模なシステム刷新を行わなくても、まずは問い合わせ対応だけをAIに任せるといった部分的な導入から始められる柔軟性も大きな魅力ではないでしょうか。導入後すぐに効果を実感できるため、経営層に理解されやすい点も見逃せません。

AIチャットボットの最大の利点は、人材不足の解消と同時に従業員満足度も向上させられる点にあります。24時間365日、いつでも質問に答えられるため、シフト勤務の多い業種や地理的に分散した拠点を持つ企業に特に効果的です。

また、単純作業や定型的な質問への対応をAIに任せることで、限られた人材をより創造的で戦略的な業務に集中させることができます。若手社員の教育や高齢従業員のサポートなど、人にしかできない業務に時間を割くことが可能になります。

さらに、従業員はプライバシーを気にせず何度でも同じ質問ができるため、特に新入社員のオンボーディングプロセスが円滑になります。「初歩的な質問で上司に迷惑をかけたくない」という心理的障壁を取り除くことで、より早く職場に馴染めるようになるのです。

AIチャットボットは万能ではありません。労務管理業務に活用する際には以下の限界と注意点を理解しておく必要があります。

AIチャットボットが得意とするのは、社内規程、就業規則、福利厚生制度、各種手続きなど社内ルールに関する情報提供もしくはインターネット上にある情報に基づくものです。定型的な質問への回答や、基本的な手続きの流れ、必要書類の案内、社内規定の簡単な要約などが得意分野です。これらの業務をAIに任せることで、人間はより複雑で判断を要する業務に集中できます。

一方で、AIチャットボットが苦手とする領域もあります。法的な判断を伴う事項、個別の複雑な事案への対応、従業員の感情的なサポートなどは人間の専門家に任せるべきです。特に労働法の解釈や適用に関する判断は、専門知識と経験が必要なため、AIの回答を鵜呑みにすることは避けましょう。

※たとえば当メディアを運営しているHRbaseが提供している労務管理特化型のAIでは、根拠付の回答が作成できます。このようにツールによって得意領域が違うため、自社の課題に合ったAIを探すことも必要です。

AIは学習したデータに基づいて回答するため、情報の正確性と最新性には限界があります。特に法改正後の最新情報については、必ず人間が確認する体制を整えておくことが重要です。また、AIが学習するデータに偏りがある場合、回答にバイアスが含まれる可能性もあることを認識しておきましょう。

これまで述べたように、AIチャットボットは少子高齢化による人材不足を補う強力なツールです。自然言語での対話で誰でも使いこなせ、導入ハードルが低く即効性があり、人材不足を補いながら従業員満足度も向上させるという三拍子揃った解決策です。これまでも、多くの中小企業がデジタル化の必要性を感じながらも、その第一歩を踏み出せずにいました。AIチャットボットは、その使いやすさと即効性から、デジタル化への入口として最適なツールといえるでしょう。

ただし、AIチャットボットは法的判断や感情的サポートなど、対応が難しい領域も存在します。中小企業がAIを効果的に活用するためには、その得意分野と苦手分野を正しく理解し、人間の専門家との適切な役割分担を行うことが重要です。

働き方改革や同一労働同一賃金など、労務管理を取り巻く環境は今後も大きく変化していくでしょう。AIチャットボットを賢く活用することで、中小企業は限られたリソースの中でも適切な労務管理を実現し、本来の事業活動に注力できるようになります。AIと人間がそれぞれの強みを生かし、補い合う関係を構築することが、これからの労務管理の鍵となるのです。