ChatGPTは、情報収集、メール作成、文書作成といった日常業務を効率化する強力な味方です。そして、特別な知識がなくても使うことができるという大きなメリットがあります。

本記事には、はじめてChatGPTを使う方が即座に試すことができる「簡単プロンプト」も掲載しています。ChatGPTにプロンプトをコピーして質問するだけで回答が出てくるスピードに、きっと驚かれることでしょう。ChatGPT初心者のあなたも日々の業務を効率化し、生産性を高めることが可能になります。ぜひお試しください。

ステップ1　文書作成をサッと効率化してみる

ChatGPTは、メール作成や文書作成でその力を発揮します。

メール作成を時短する

依頼メール、お礼メール、日程調整など、ビジネスシーンで頻繁に使うメールの文面作成は、ChatGPTに任せられます。目的や相手、伝えたい要点を具体的に指示すれば、丁寧で適切な下書きを数秒で作成してくれます。ゼロから考える手間が省け、微調整だけで済むため、大幅な時間短縮につながります。

簡単プロンプト例

取引先A社に、〇〇の件で打ち合わせを依頼するメールを作成してください。候補日は以下の3つです。
– 〇月〇日 10:00
– 〇月〇日 14:00
– 〇月〇日 16:00
丁寧な言葉遣いでお願いします。

文書の要約や、構成作成のサポートをさせる

報告書や議事録、企画書の構成案作成も得意分野です。箇条書きでアイデアを渡せば、それを基に構成案を提案してくれます。また、長文の資料やWebページの要点を短時間で把握したい場合、ChatGPTに要約を依頼すれば、重要なポイントを抽出してくれます。これにより、情報整理や資料作成の時間を大幅に削減できます。

簡単プロンプト例（要約）

以下の文章を3つの箇条書きで要約してください。箇条書きは各50文字以内でお願いします。
[ここに要約したい文章を貼り付け]

簡単プロンプト例（構成案）

新規事業「〇〇」に関する企画書の構成案を作成してください。以下の要素を含めてください。
– 背景と目的
– サービス概要
– ターゲット市場
– 収益モデル
– 実行計画

まずは、このような日常的なタスクからChatGPTを試してみましょう。アカウント作成も簡単で、すぐに始められます 。

ステップ2　調査やアイデア出しを加速させる

次のステップは、調査やアイデア出しといった、より思考力が求められる業務での活用です。ChatGPTは、リサーチの初動や発想の壁打ち相手として役立ちます。

リサーチの効率化

新しい市場や競合について調べる際、ChatGPTに基本的な情報を質問することで、概要や論点を素早く掴むことができます。さらに「Deep Research」機能を活用すれば、ChatGPTが幅広い情報源を自動で検索・分析し、出典付きで要点をまとめてくれます。

※2025年6月現在は無料プランでも月5回まで利用可能となっており、誰でも手軽に高度な調査が試せるようになりました。時間のかかる下調べの初動を一気に効率化でき、幅広い情報の中から重要なポイントを瞬時に把握できます。もちろん、ChatGPTの情報は常に最新かつ正確とは限らないため、最終的なファクトチェックは必要ですが 、調査の方向性を定めたり、当たりをつけたりする時間を短縮できます 。

簡単プロンプト例

〇〇市場の最新トレンドについて、主要なポイントを3つ教えてください。

アイデア出しの壁打ち

新しい企画やコンテンツのアイデアが欲しい時、ChatGPTは多様な視点からアイデアを提案してくれます。たとえば「新しいマーケティング施策のアイデアを10個提案して」といった具体的な指示や、「〇〇という課題に対する解決策をブレストしたい」といった壁打ち相手としての活用も可能です。自分一人では思いつかないような発想を得られるかもしれません。

簡単プロンプト例

新しい社内イベントのアイデアを10個、ユニークな視点で提案してください。目的はチームの親睦を深めることです。

ただし、ChatGPTに機密情報や個人情報を入力することは避けましょう 。公開情報に基づいたリサーチや一般的なアイデア出しに活用するのが安全です。

ステップ3　知識習得やレベルアップに活用する

最後のステップは、自己学習やスキルアップへの活用です。ChatGPTは、新しい知識を学んだり、苦手な分野を克服したりする際のパーソナルチューターにもなり得ます。

知識・スキルの習得

知らない専門用語の意味を尋ねたり、複雑な概念を分かりやすく説明してもらったりするのに役立ちます。たとえばExcelの関数について「〇〇をするための関数を教えて」と聞けば、具体的な関数と使い方を教えてくれます 。簡単なプログラミングコードの生成やデバッグ（間違い探し）も依頼できます 。

簡単プロンプト例

Excelで、A列とB列の数値を合計してC列に表示する関数を教えてください。

文章のレベルアップ

作成した文章の校正を依頼すれば、誤字脱字だけでなく、より自然で分かりやすい表現を提案してくれます。これにより、自身のライティングスキル向上にもつなげられます。また、翻訳機能も強力で、海外とのメール作成や情報収集にも活用できます。ビジネスレベルの翻訳も可能ですが、最終的なニュアンスの確認は必要です。

簡単プロンプト例（文章のチェック）

以下の文章の誤字脱字をチェックし、修正案を提示してください。
[ここに校正したい文章を貼り付け]

簡単プロンプト例（翻訳）

以下の日本語の文章を、丁寧なビジネス英語に翻訳してください。
[ここに翻訳したい日本語文章を貼り付け]

このように、ChatGPTを優秀な文章作成ツールとして使うことで、自身の市場価値を高めることにも活用できるでしょう。

ChatGPTはあなたの働き方を変える

このようにChatGPTは、特別な知識がなくても、簡単な3つのステップでビジネスの生産性を高めることができる強力なお役立ちツールです。これまで使っていなかった方も、この記事で提案したプロンプトをぜひ試してみてください。一瞬のアウトプットに驚かれることと思います。

もちろん、ChatGPTが生成する情報の正確性には注意が必要であり、必ずファクトチェックを行うこと 、そして機密情報の入力は避けることが重要です。これらの注意点を守りながら、まずは簡単な業務からChatGPTを取り入れてみませんか？

上手に活用することで、あなたの働き方は大きく変わり、より創造的な業務に集中するための時間を生み出せるはずです。